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Ferrovial

Ferrovial - Informe anual integrado 2013 / División de Construcción

Aproximadamente el 56% de los proveedores de Ferrovial proviene de la actividad de construcción. La Dirección de Compras de esta división es la responsable de gestionar la relación con los principales proveedores con el fin de repercutir al cliente las mejoras en calidad y servicio, y llegar a tener, en los casos en que sea posible, una relación a largo plazo y obtener el máximo beneficio para ambas partes. También tiene entre sus funciones potenciar la comunicación entre los proveedores y los Jefes de Obra, ayudando a solucionar los posibles problemas que pudieran plantearse.

En el negocio de construcción, la actividad de Ferrovial que con más proveedores trabaja, el número total es de 33.986, de los cuales aproximadamente el 45% son proveedores españoles. El número de proveedores locales por países se sitúa como media por encima del 95% del total, dado que el negocio de construcción, por su propia naturaleza, fomenta el empleo de proveedores locales.

Informe anual 2013 - Cadena de suministro 

La Dirección de Compras está integrada en la Dirección de Recursos Corporativos de la División de Construcción, que incorpora además las áreas de Calidad, Prevención y Medio Ambiente de la empresa, potenciando la coordinación entre todas ellas y con un representante en el comité de Compras Globales (Director). Además, coordina la política de compras a nivel global, y gestiona aquellas compras en las que la negociación global (por economías de escala) y/o el conocimiento del mercado internacional aportan valor.

Los principios, políticas y procesos que Ferrovial ha establecido para realizar las compras están orientados a cumplir la finalidad requerida por los clientes, optimizando el precio, cumpliendo el plazo y los requisitos de calidad, prevención y medio ambiente especificados con la mayor rentabilidad.

Política y procedimiento de compras

La Política de Compras se basa en principios y normas básicas de funcionamiento comunes a nivel mundial (procedimiento organizativo), adaptadas a las particularidades de cada país y empresa mediante procedimientos operativos, regulando el proceso completo de compras y con el objetivo de optimizar el proceso en base a:

  • Aprovechamiento de economías de escala en compras y centralización de compras cuando aportan valor.
  • Coordinación de compras entre distintos países.
  • Visión global / internacional del mercado de proveedores.
  • Transparencia en el proceso de compras.
  • Utilización de sistemas informáticos propios para la gestión del conocimiento en compras y para ayuda y control en el propio proceso de compras.

Clasificación de las compras

De gestión coordinada a nivel internacional

  • Lista establecida en el Procedimiento Organizativo de Compras.
  • Se deben gestionar en colaboración entre la obra, en Departamento de Compras del país y la Dirección de Compras de Ferrovial Agroman.

De gestión centralizada (a nivel de empresa/país)

  • Corresponden a productos o servicios homogéneos entre las distintas obras, con reducido número de proveedores en el mercado y elevado volumen de compra.
  • Se gestionan a nivel centralizado en cada país para obtener mejores condiciones por la negociación de grandes volúmenes.

De gestión conjunta entre la Dirección de Compras del país y las obras

  • Las que correspondan a productos o servicios no homogéneos (diferentes para cada obra), con reducido número de proveedores en el mercado y elevado volumen de compra: se pueden obtener mejores condiciones por la negociación coordinada con las obras.

De gestión descentralizada

  • El resto de compras, gestionadas directamente desde las obras, con el apoyo de la Dirección/Departamento de Compras del país que corresponda a requerimiento de los jefes de obra.

Los procedimientos de compras forman parte del Sistema de Calidad y Medio Ambiente, que está certificado conforme a las normas ISO 9001 e ISO 14001. Igualmente cumplen los requerimientos establecidos en las normas OHSAS 18001 de Seguridad y Salud en el Trabajo, para las que Ferrovial Agroman está también certificada.

En 2012, se implantó un nuevo Procedimiento Organizativo de Compras de aplicación a nivel internacional, adaptando los procedimientos de distintos países para recoger las modificaciones incorporadas en dicho documento. Asimismo, se creó una nueva categoría de Compras, denominadas de Gestión Coordinada a nivel internacional, que se gestionan de forma conjunta entre los responsables de compras y de las obras de cada país y la Dirección de Compras de Ferrovial Agroman; y se realizaron modificaciones en la redacción de los criterios de puntuación de los factores de evaluación de la Ficha de Seguimiento de Calidad de Proveedores, para señalar de forma más clara las diferencias entre los distintos niveles de puntuación y simplificar de esta forma la valoración realizada por parte del Jefe de Obra.

Durante 2013, cabe destacar las siguientes actuaciones llevadas a cabo:

  • Elaboración de un Procedimiento Operativo de Comercio Internacional, que regula en detalle el proceso a seguir en este tipo de operaciones, y las responsabilidades asignadas a cada uno de los puestos y direcciones que intervienen, dada la complejidad que pueden plantear este tipo de operaciones.
  • Implantación de la aplicación “Insite Compras” Fase 1 a nivel internacional. Se trata de una aplicación de uso global en cualquier país, y que en esta primera fase incluye todo el proceso de compras desde la planificación hasta la adjudicación y sus procesos de aprobación correspondientes. Durante 2014 está previsto implantar el módulo de Evaluación y Seguimiento de la Calidad de Proveedores a nivel global, lo que permitirá disponer de un sistema informático único a nivel mundial para realizar estas funciones, y potenciar el seguimiento del cumplimiento por parte de los proveedores.
  • Elaboración de un Modelo Marco de Subcontrato Internacional, que va a servir como base para desarrollar los modelos específicos para los nuevos países en los que se inicien actividades. Permitirá estructurar de forma similar los modelos de los nuevos países y la inclusión tanto de cláusulas básicas legales y comerciales como de cláu115 sulas específicas de Responsabilidad Corporativa (Pacto Mundial, Seguridad y Salud, Medio Ambiente, Protección de Datos Personales, etc).
  • Se ha colaborado con el Servicio de Medio Ambiente para la realización de estudios de huella de carbono de algunos productos relevantes y en el seguimiento y la implantación de medidas para la reducción del consumo de combustibles.

Gestión de compras

La División de Construcción dispone de procedimientos de compras y seguimiento de la calidad de proveedores unificados a nivel global, con principios y métodos de trabajo comunes que permiten un tratamiento unificado en los aspectos sustanciales, comunes a nivel de empresa, pero adaptados a las particularidades de cada país. Esto permite gestionar las compras de forma globalizada, conociendo las compras más importantes en cada país y sumando necesidades a nivel mundial para las compras más relevantes, asegurando en todo caso que las compras se realizan en las mejores condiciones de precio posibles y a proveedores que pueden asumir los requisitos técnicos, de calidad, sociales, medioambientales, etc., exigibles, garantizando la igualdad de oportunidades a todos los proveedores en el proceso de contratación.

Los procedimientos se aplican a todas las compras (o alquileres) de productos y servicios que están incluidos en los Planes de Control de Procesos de las obras/Planes de Calidad, que exigen requisitos medioambientales específicos, o que tienen una incidencia económica relevante, garantizado:

  • Amplia concurrencia de ofertantes.
  • Igualdad de información y trato justo a los proveedores.
  • Decisión de adjudicación justificada, con niveles de aprobación establecidos, y basada en la competitividad.
  • Mantenimiento de una relación estrictamente profesional con los proveedores.
  • El procedimiento regula el proceso completo según lo indicado anteriormente.

El sistema de compras garantiza que los productos y servicios comprados cumplen con los requerimientos de calidad, comportamiento medioambiental, seguridad y prevención y plazos en las mejores condiciones de compra.

 

Selección y evaluación continua de proveedores

La División de Construcción realiza un control y un seguimiento de la calidad de sus proveedores, mediante evaluaciones realizadas por los jefes de obra a la finalización de los suministros/trabajos; o anualmente para suministros o trabajos de larga duración; o cuando se producen incidencias, tan pronto como éstas se detectan.

Los factores que se evalúan son:

  • Cumplimiento de plazos
  • Calidad del producto
  • Capacidad técnica
  • Cumplimiento de precios
  • Cumplimiento en materia de seguridad y salud laboral
  • Comportamiento medioambiental

La evaluación se gestiona a través de las Fichas de Seguimiento de la Calidad de Proveedores realizadas por los jefes de obra. Se considera que se ha producido una incidencia cuando la puntuación media de la evaluación no llega a lo establecido según los parámetros (igual o inferior a 2,5 sobre 5), o cuando obtiene una puntuación de 1 sobre 5 en cualquiera de los factores evaluados.

La incidencia es comunicada al proveedor, emplazándole a que tome las medidas oportunas para evitar que el problema vuelva a producirse, y comunicándole que en caso de reincidencia puede pasar a ser rechazado. Igualmente se comunica la incidencia a todos los Jefes de Obra que están trabajando con ese proveedor, a fin de tomar las medidas oportunas para evitar que la incidencia pueda repetirse y que comunique a la Dirección de Compras cualquier circunstancia. Los proveedores con incidencias pasan a la situación de Condicional con Supervisión. Al cierre del ejercicio, 103 proveedores se encontraban en esta situación.

“Proveedor rechazado” es aquel que ha tenido tres incidencias en un año o una incidencia “muy grave”, calificada como tal a criterio del Director de Compras, contando como ayuda para tomar esta decisión del análisis realizado por parte del servicio correspondiente cuando se refiere a aspectos relacionadas con la responsabilidad corporativa (calidad, seguridad y salud y medio ambiente). Durante 2013, 15 proveedores han sido rechazados.

El rechazo de cualquier proveedor a nivel internacional se realiza de forma centralizada en la Dirección de Compras, siendo el Director de Compras el único puesto autorizado a nivel de Empresa para asignar esta calificación.

Cuando un Proveedor pasa a la situación de rechazado, queda prohibida su contratación durante un período mínimo de tres años. Los sistemas informáticos de Pedidos y Contratos impiden la emisión de cualquier documento de compra a Proveedores rechazados. Cuando por circunstancias excepcionales se requiera la contratación de un proveedor rechazado, es necesaria la autorización del Director de Compras.

Las fichas de Seguimiento de Calidad de Proveedores y todos los datos sobre la evaluación de proveedores quedan grabadas en la aplicación informática de seguimiento de la Calidad de Proveedores. Esta información esta disponible para su consulta en tiempo real desde cualquier obra o centro a nivel internacional, por todo el personal debidamente autorizado.

Aproximadamente el 11% de los proveedores y subcontratistas con los que se ha trabajado en 2013 han sido sometidos a un proceso de evaluación. De los proveedores evaluados, 421 han producido incidencias y, por lo tanto, han sido apercibidos según lo indicado anteriormente.

2.667 proveedores han sido evaluados con criterios sostenibles. De todas las incidencias detectadas, 105 han sido relativas a este tipo de aspectos.

Según la metodología para la clasificación de proveedores de alto riesgo, se deduce que únicamente se pueden considerar como potenciales compras de alto riesgo las correspondientes a vestuario y calzado laboral, que procedan de países de alto riesgo. Durante 2013, se ha analizado con los proveedores los países de origen de estos productos, y el resultado ha sido que salvo unas pocas excepciones muy poco relevantes sobre el total, la gran mayoría no proceden de este tipo de países. En todo caso, y para esos pocos productos, se 117 ha requerido del proveedor que certifique que los productos suministrados se elaboran cumpliendo las normas internacionales sobre Derechos Humanos.

Formación

Específicamente se ha creado un curso sobre Construcción Internacional dirigido a los empleados de este negocio con el objetivo de conocer las características del mercado internacional en este sector. Se han celebrado tres ediciones, con un total de 65 asistentes y 1.300 horas de formación realizadas.

Durante 2013, se ha dado formación en Seguridad y Salud a 2.772 empleados de empresas de proveedores/ subcontratistas. Se han realizado 35 auditorías internas en Seguridad y Salud realizadas en las obras y centros de la compañía. Y además, se han distribuido al personal de las empresas proveedoras o subcontratistas manuales informativos sobre aspectos concretos de Seguridad y Salud.